Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar › Kennisbank › Workflows en documentbeheer › elektronische documenten
Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar

Elektronische documenten van personeel: ontvangen, controleren, bewaren

Elektronische documenten zijn bij personeelszaken geen luxe meer: ID, diploma, verklaringen komen als bestand of foto. Het gaat om wat er daarna mee gebeurt. Wij bouwen op maat een aanmelding die ze ontvangt, controleert en vastlegt. Met begeleiding voor uw team.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een voorbeeld van uw aanmeldflow, met uw eigen stappen en documenten, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Elektronisch aanleveren geeft nog geen ordening.

Het is een foto van een foto.

Kwaliteit is onvoldoende.

Dit diploma is verlopen.

Niemand keek naar de datum.

Welk document hoort bij wie?

Namen kloppen niet.

Zo pakken we het aan

We ontvangen documenten met een eerste controle.

Bepalen wat er binnen moet komenEen lijst per functie met alles wat u nodig heeft.
Controle bij ontvangstLeesbaarheid en vervaldatum worden direct gecheckt.
Koppelen aan de juiste medewerkerElk document komt op naam in het dossier.

Wat u krijgt

Een elektronische ontvangst met een poortwachter.

LeesbaarheidscontroleSlechte foto's krijgen meteen een nieuwe vraag.
Zicht op vervaldataU ziet welk document binnenkort verloopt.
Zekerheid wie wat heeft aangeleverdElk document hoort aantoonbaar bij één persoon.
Handleiding voor wie het beheertHoe u omgaat met aanlevering en afkeuring.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaardpakket. We bouwen de aanmelding op uw eigen stappen en blijven erbij tot uw team er zelf mee werkt.

In kaart brengen

We lopen met u door wat een nieuwe medewerker nu doorloopt: welke gegevens, documenten en aanvragen.

Bouwen

We maken de aanmeldflow, het overzicht en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

Uw team gaat ermee werken

We testen met de eerste nieuwe medewerkers, leren uw team het overzicht gebruiken en sturen bij.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: nieuwe medewerkers melden zich zelf compleet aan, en uw team hoeft niets meer over te typen. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een aanmeldflow die niemand verstuurt, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het de gewone werkwijze is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over workflows en documentbeheer

Online documenten van uw personeel, veilig op één plekOnline documenten van medewerkers beheert u op één plek, zonder losse mappen. Met voorproefje van uw aanmeldflow met uw eigen stukken.Documenten online: aanleveren en terugvinden per medewerkerDocumenten online voor uw personeel: aanleveren door de medewerker, terugvinden door HR. Met een voorproefje van uw aanmeldflow.Documenten downloaden uit het dossier, zonder zoekenDocumenten van medewerkers downloaden wanneer u ze nodig heeft: Met een voorproefje van uw aanmeldflow.Een document maken uit wat de medewerker zelf invultEen document maken zonder overtypen: Met een voorproefje van uw aanmeldflow.Uw Excel documenten over nieuwe medewerkers vervangen door één overzichtExcel-documenten met gegevens van nieuwe medewerkers raken zoek of verouderd. Een aanmelding op maat lost dat op. Met een voorbeeld van uw aanmeldflow.Een document management systeem voor uw personeelsdossiersEen document management systeem voor personeelsdossiers: elk stuk op de juiste plek. Met voorproefje van uw aanmeldflow.Een nieuw document voor alle medewerkers, in één keer toegevoegdEen nieuw document nodig bij elke medewerker? Voeg het zelf toe aan de aanmelding. Met voorproefje van uw aanmeldflow met uw eigen stukken.Het digitale document van uw medewerker, zonder papierEen digitaal document voor uw personeel: aanmelden, uploaden en bewaren op één plek. Met een voorproefje van uw aanmeldflow.

Alles over workflows en documentbeheer → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een documenten-app waarin de juiste versie altijd bovenaan staatMedewerkers-app op maat · Alle documenten voor uw medewerkers in één app, op de telefoon te vinden. Met een voorproefje: een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.Een app voor documenten bij elke inspectieVeldrapportage en inspecties · Documenten, foto's en rapporten bij elke inspectie op één plek, op maat gebouwd. Voorproefje: uw checklist digitaal plus het klantrapport.

Veelgestelde vragen

Welke bestandstypen worden ondersteund?

Foto's en pdf's. Andere formaten bespreken we.

Hoe lang bewaren jullie documenten?

Dat spreken we met u af op basis van wettelijke termijnen.

Is een elektronisch document net zo geldig als papier?

Voor veel doeleinden wel. Vraag bij twijfel uw adviseur.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal stappen en documenten, de systemen waar de gegevens heen moeten en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw aanmelding op één scherm.

Vertel welke documenten een nieuwe medewerker bij u nodig heeft. Wij maken een voorproefje: een voorbeeld van uw aanmeldflow, met uw eigen stappen en documenten.

  1. Uw voorproefjeEen voorbeeld van uw aanmeldflow, met uw eigen stappen en documenten.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien hoe uw aanmelding eruit kan zien.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar → · Kennisbank