Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar › Kennisbank › Workflows en documentbeheer › digitale workflow
Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar

Een digitale workflow voor wat er gebeurt als iemand bij u begint

Een workflow is niets meer dan een volgorde met afspraken over wie wat doet. Bij instroom zit die volgorde vaak alleen in het hoofd van HR. Wij leggen hem vast in een digitale workflow die de medewerker stap voor stap volgt. Op maat, met begeleiding.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een voorbeeld van uw aanmeldflow, met uw eigen stappen en documenten, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Als de volgorde niet vastligt, gebeurt het werk wanneer iemand eraan denkt.

Heb jij de pas al aangevraagd?

Niemand weet wie wat doet.

Dit moest eerst nog goedgekeurd.

Een stap werd overgeslagen.

Als HR er niet is, staat alles stil.

Kennis zit bij één persoon.

Zo pakken we het aan

We zetten de volgorde op papier en daarna in het systeem.

De stappen op papier zettenWie doet wat, in welke volgorde, en wat gebeurt er als iemand niet reageert.
Herinneringen en doorgeven automatiserenHet systeem pakt de vaste klussen over, zodat niemand ze hoeft te onthouden.
Na een paar aanmeldingen bijsturenWe kijken welke stap blijft haperen en passen de route aan.

Wat u krijgt

Een route die iedereen kan volgen.

Stappenplan per functieVan uitnodiging tot eerste werkdag, voor elke functie een eigen route.
Herinneringen voor medewerker en HRBeide kanten krijgen een bericht als er iets blijft liggen.
Goedkeurmomenten waar u ze wiltEen manager of HR kijkt mee op de punten die er voor u toe doen.
Kennis die niet aan één persoon hangtDe route staat in het systeem, ook als HR eens vrij heeft.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaardpakket. We bouwen de aanmelding op uw eigen stappen en blijven erbij tot uw team er zelf mee werkt.

In kaart brengen

We lopen met u door wat een nieuwe medewerker nu doorloopt: welke gegevens, documenten en aanvragen.

Bouwen

We maken de aanmeldflow, het overzicht en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

Uw team gaat ermee werken

We testen met de eerste nieuwe medewerkers, leren uw team het overzicht gebruiken en sturen bij.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: nieuwe medewerkers melden zich zelf compleet aan, en uw team hoeft niets meer over te typen. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een aanmeldflow die niemand verstuurt, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het de gewone werkwijze is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over workflows en documentbeheer

Een voorbeeld workflow die u zo kunt herkennenEen voorbeeld van een workflow voor nieuwe medewerkers, stap voor stap. Zie vooraf een voorbeeld van uw eigen aanmeldflow. Op maat voor mkb.Een AFAS workflow voor de start van een medewerker: wie doet watWorkflows in AFAS regelen taken. Voor een aanmelding bouwen wij de stap ervoor. U krijgt een voorbeeld van uw aanmeldflow vooraf.Een workflow in AFAS is zo goed als de invoer die erin komtEen workflow in AFAS werkt beter met goede invoer vooraf. Wij bouwen de aanmelding ervoor en koppelen. Met een voorbeeld van uw aanmeldflow.Digitale documenten van medewerkers, gesorteerd vanaf de startDigitale documenten van uw medewerkers op één plek, zelf aangeleverd en per persoon gesorteerd. Met een voorproefje van uw aanmeldflow.Een Exact workflow werkt pas als de gegevens kloppenEen Exact workflow begint bij goede gegevens. Nieuwe medewerkers vullen zelf alles in. Met een voorbeeld van uw aanmeldflow als voorproefje.Wat is workflow management, en wat heeft u er in de praktijk aan?Workflow management in gewone taal: stappen, rollen en bewaking. Met een voorbeeld uit HR en vooraf een voorbeeld van uw aanmeldflow. Op maat voor mkb.Een workflow management systeem beginnen met één proces dat meteen werktEen workflow management systeem hoeft niet groot. Begin met één proces: nieuwe medewerkers. Met voorbeeld van uw aanmeldflow vooraf. Op maat voor mkb.Een workflow starten doet u met één proces, één eigenaar en één linkHoe start u een workflow? Wij laten het zien met de aanmelding van een nieuwe medewerker. Met voorbeeld van uw aanmeldflow vooraf. Op maat voor mkb.

Alles over workflows en documentbeheer → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een workflow maken die uw systemen laat meebewegenKoppelingen · Een workflow bouwen waarin taken, goedkeuringen en systemen elkaar opvolgen. Met een voorproefje: een koppelkaart van uw systemen.Workflows maken die uw team echt gebruiktAdministratie automatiseren · Workflows maken voor facturen, declaraties en contracten, op maat gebouwd. Voorproefje: 3 van uw documenten door een workflow gehaald terug.

Veelgestelde vragen

Bouwen jullie ook workflows voor andere processen?

Onze aanpak ligt bij instroom en vertrek van medewerkers. Dat doen we goed.

Kan een manager een stap goedkeuren?

Ja, als dat in uw proces zit.

Wat als een stap niet klopt?

Dan passen we de route aan, samen met uw team.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal stappen en documenten, de systemen waar de gegevens heen moeten en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw aanmelding op één scherm.

Vertel welke documenten een nieuwe medewerker bij u nodig heeft. Wij maken een voorproefje: een voorbeeld van uw aanmeldflow, met uw eigen stappen en documenten.

  1. Uw voorproefjeEen voorbeeld van uw aanmeldflow, met uw eigen stappen en documenten.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien hoe uw aanmelding eruit kan zien.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar → · Kennisbank